Messetraining

Erfolgsfaktor Teamvorbereitung.

Damit ausgefeilte Messekonzepte und intelligente Ansprachetools ihre ganze Wirkung entfalten können, müssen die Mitglieder des Standteams auf die richtige Anwendung der Hilfsmittel und auf das optimale Zusammenspiel am Messestand vorbereitet werden.

Ein klassisches Messetraining greift häufig zu kurz und vermittelt dem Standpersonal oft nicht das richtige Rüstzeug, um im modernen Messealltag bestehen zu können. Meist geht es nicht über den Status eines Messebriefings hinaus: Der Messestand sowie die damit verbundenen Funktionszonen werden erklärt und organisatorische Dinge rund um Themen wie Verpflegung, Übernachtung oder Shuttle-Service besprochen. Auch die Produktpräsentation bekommt in der Regel genügend Raum. Konkrete Aufgaben, Ziele oder gewünschte Besucherprofile werden, im Rahmen eines klassischen Messetrainings, dagegen nur selten kommuniziert. Das erscheint verwunderlich. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die aktuelle AUMA-Umfrage eine klare Sprache spricht: 83 Prozent der ausstellenden Unternehmen gehen auf Messen, um gezielt neue Kunden zu gewinnen und Verträge abzuschließen. Die Bestandskundenpflege rangiert mit 82 Prozent an 2. Stelle.

Individuelle Ausrichtung

Bei unserer individuellen Teamvorbereitung stehen die im Vorfeld erarbeiteten Ziele im Mittelpunkt und bieten die Basis für die jeweils zu vermittelnden Inhalte. Gemeinsam mit unserem Kunden bestimmen wir zunächst, mit welchen Besuchertypen zu rechnen ist. Daraus identifizieren wir die für die Zielerreichung gewünschte Zielgruppe. Dank unseres mehrstufigen Messepersonalkonzepts legen wir zudem frühzeitig die Rollen für die Standmitarbeiter fest und sorgen dafür, dass jeder die damit verbundenen Aufgaben versteht und verinnerlicht. Wer ist für das Screening verantwortlich? Was wird von den First Contact Reps erwartet? Wann kommen die Spezialisten zum Einsatz? Warum sind unsere Exponate auf der Messe so wichtig und zu welchem Zeitpunkt haben sie ihren großen Auftritt?
Bevor die ersten Messegäste die Halle betreten, weiß jeder auf dem Stand, was zu tun ist und wie die einzelnen Funktionsbereiche am besten zusammenarbeiten.

Rollenspiele unter Messebedingungen

Zentrales Element unserer Teamvorbereitungen sind praktische Trainingseinheiten, bei denen alle Teilnehmer involviert werden. In kleinen 3er-Gruppen können sich die Teammitglieder in ihren Rollen ausprobieren. Niemand steht dabei auf dem ›Präsentierteller‹. Da alle Übungen gleichzeitig stattfinden, herrscht meist ein Geräuschpegel, der dem auf einer Messe schon sehr nahekommt.

Die Inhalte für die Teamrollenspiele werden im Vorfeld exakt erarbeitet und auf Rollenkarten festgehalten. Inklusive Besucherprofilen, Besuchertypen und Visitor Journeys. Auch die konkreten Produkte und Leistungen sowie interkulturelle Aspekte sind Bestandteile der Übungen. Statt einzelne Aspekte des Messeauftritts zu erklären, werden sie in die Teamvorbereitung integriert.

Nach der Teamvorbereitung haben die einzelnen Standmitarbeiter eine genaue Vorstellung, was von ihnen erwartet wird. Sie wissen, mit welchen Besuchern sie zu tun haben werden, kennen die Botschaften, die sie vermitteln sollen, können die Hilfsmittel wie zum Beispiel Ansprachetools oder Exponate einsetzen und in der gewünschten Informationstiefe erklären. Selbstverständlich wird auch die obligatorische Leaderstellung geprobt – egal ob auf Papier, digital oder hybrid.

Auch wenn wir die Teamvorbereitung als wichtigen Schritt des Teambuildings verstehen und zum Beispiel externe Screener ins Training integrieren, separieren wir die Teilnehmerkreise für spezielle Übungen.

Der Screener muss über keine Detailkenntnisse über die Produkte verfügen und der Spezialist braucht nicht zwingend zu wissen, wie er das Lead-Potential eines Besuchers ermittelt. Es sollte zudem ein Bewusstsein dafür entstehen, dass sich nicht jedes Standmitglied um jeden Besucher kümmern kann. Die Zeit der Spezialisten zum Beispiel muss für wirklich wichtige und richtige Kunden reserviert bleiben.

Nachhaltiger Effekt

Natürlich ist die gründliche Basisarbeit für die Teamvorbereitung mit Aufwand und Kosten verbunden, die höher liegen als bei einem herkömmlichen Messetraining. Doch das ist gut investiertes Geld. Denn erstens werden die Ziele auf diesem Weg mit großer Sicherheit erreicht und zweitens ist der Schulungseffekt nachhaltig und nutzt den Teilnehmern auch bei künftigen Veranstaltungen. Ein willkommenes Nebenprodukt der Teamvorbereitung sind die detaillierten individuellen Schulungsunterlagen, die dem Messepersonal an die Hand gegeben werden.

Im Fazit ist zu sagen, dass sich eine Teamvorbereitung bei Fricke inszeniert. von einem Messetraining etwa so unterscheidet wie ein intensives Trainingslager von einer nachmittäglichen Trainingseinheit für Ihr Messepersonal.

Wenn eine Messe für Ihren Vertrieb zu den Saisonhöhepunkten gehört, sollten Sie unbedingt mit uns reden. Wir geben Ihnen eine Empfehlung zu einer maßgeschneiderten Lösung für Ihren Messeerfolg. Egal ob projektbezogenes Messetraining oder eine mehrstufige Teamvorbereitung im Zuge einer veränderten Rollendefinition beim Messepersonal.

Referenzprojekte zu diesem Kompetenzbereich: