Messe-Toolbox

Massgeschneiderte Instrumente für jede Planungsaufgabe

Wir entwickeln überraschend einfache Organisationstools die im Planungs- und Umsetzungsprozess von Messen und Veranstaltungen für spürbare Sicherheit und Entlastung sorgen. Wir passen unsere bewährten Lösungen auf kundenspezifische Anforderungen an und kombinieren daraus die optimale Toolbox für jedes Veranstaltungs- und Messeportfolio.

Unternehmen, die jedes Jahr auf zahlreichen Messen vertreten sind oder ihre Stände rund um den Globus schicken, kennen das Problem: Bereits nach kurzer Zeit stimmen die einzelnen Auftritte weder inhaltlich noch optisch miteinander überein. Nicht minder unbefriedigend ist oft ein Blick auf den mangelnden Standardisierungsgrad interner Messeprozesse.

Das richtige Werkzeug zur Entlastung von Messeteams

Wir bieten Unternehmen deshalb ein Planungstool, mit dem die Durchführung von Messen und Veranstaltungen einfacher und wesentlich effizienter wird. Die Messe-Toolbox ermöglicht die schnelle und sichere Planung sowie Durchführung von Messeeinsätzen und Produktpräsentationen. Sie beinhaltet das gesamte Spektrum des effizienten Projekt- und Veranstaltungs­managements.

Von der Vorplanung über die Durchführung bis hin zur Budgetoptimierung und Erfolgskontrolle, von der Checkliste über das Einladungsmanagement bis zum Übergabeprotokoll – jegliche Abstimmung wird durch sie vereinfacht und gibt den Verantwortlichen spürbar mehr Sicherheit.

 

 

Entsprechend der zur Verfügung stehenden Fläche sowie der Bedürfnisse der jeweiligen Märkte wählen die Anwender vor Ort aus einer großen Auswahl kundenspezifischer Standlösungen die geeignete aus. Auf der Grundlage der Messe-Toolbox können zudem einzelne Exponate bestimmt oder ganze Produktpräsentationen zusammengestellt werden. Besonders hilfreich ist das einheitliche Organisations- und Formularwesen, das durch seinen einfachen Aufbau die Bearbeitungszeit erheblich reduziert. Gleichzeitig entsteht durch die Messe-Toolbox eine hohe Kostentransparenz und dadurch bereits in der Planungsphase Budgetsicherheit.

Signifikante Einsparungen

Ganz ohne Unterstützung von außen kann der Kunde leicht, schnell und flexibel die optimale Aufplanung sowie die Kostenermittlung durchführen. Ein Prozess, der bei externen Dienstleistern oft Tage oder Wochen dauert, lässt sich so innerhalb von Minuten realisieren. Weitere Vorteile der Toolbox liegen in der Minimierung der Fehlerquote und einem verbesserten Messe-Know-how aller an der Planung Beteiligten. Zudem führt die Anwendung bei den Nutzern vor Ort zu einer höheren Akzeptanz der Design-Richtlinien bzw. vorgedachter Produktpräsentationen. Neue Kollegen können sich schnell und ohne Informationsverluste in die Aufgaben einarbeiten. Produktinnovationen, veränderte Standelemente oder Designs werden im Zuge regelmäßiger Updates reibungslos in die Toolbox integriert.

 

Weniger Stress für Messeteams

Mit unserer Messe-Toolbox wird die Durchführung von Messen und Veranstaltungen einfacher und wesentlich effizienter. Sie ermöglicht die schnelle und sichere Organisation sowie Durchführung von Messeeinsätzen bzw. Produktpräsentationen und beinhaltet das gesamte Spektrum des effizienten Projekt- und Veranstaltungs­managements. Gleichzeitig garantiert die Messe-Toolbox eine hohe Kostentransparenz. Anwender haben mit ihr bereits in der Planungsphase Budgetsicherheit.

Die Toolbox führt bei den Messeverantwortlichen zu einer deutlichen Entlastung. Des Weiteren sorgt sie für ein verbessertes Messe-Know-how und eine höhere Akzeptanz bei allen an der Planung und Durchführung Beteiligten.

Durch den Einsatz der Toolbox wird jegliche Abstimmung im Messeprozess spürbar vereinfacht. Ganz ohne Unterstützung durch externe Dienstleister kann der Anwender leicht, schnell und flexibel die optimale Aufplanung und die Kostenermittlung durchführen. Entsprechend der zur Verfügung stehenden Fläche sowie der Bedürfnisse der jeweiligen Märkte wählt er aus einer großen Auswahl kundenspezifischer Standlösungen, Produktpräsentationen oder Einzelexponaten aus.

In der Regel lohnt sich der Einsatz der Messe-Toolbox bereits ab 10 bis 15 Messen pro Jahr. Innerhalb von 2-3 Jahren erreichen die Kostenvorteile rasch den sechsstelligen Bereich.

Unsere Zusammenarbeit mit Ihnen

Im Rahmen eines Briefing-Workshops erstellen wir mit interessierten Kunden zunächst das spezifische Anforderungsprofil zur Planung und Realisierung eines maßgeschneiderten Messeprozesses.

Auf dieser Basis entwickelt unsere Agentur im Anschluss das individuelle Gesamtkonzept, den gestalterischen Rahmen sowie die Inhalte für die Messe-Toolbox. Zudem koordinieren wir alle am Projekt beteiligten Unternehmen und Verantwortlichen.

Bereits vorhandene Messekonzepte, ein abgestimmtes Formularwesen oder vorhandene Kommunikationsmittel, wie zum Beispiel Standgrafiken oder das Broschürenportfolio, können problemlos in die Toolbox integriert werden.

Das trifft auch auf die Einbeziehung eines bestehenden Dienstleisterpools und die Zusammenarbeit mit der Abteilung Materialwirtschaft zu.

Ein detailliertes Angebot werden wir auf Basis des Briefingworkshops kalkulieren. Dieses Kostenangebot wird nach den entsprechenden Arbeitsschritten gegliedert und beschreibt sehr detailliert die einzelnen Arbeiten und Schnittstellen zum Auftraggeber.

Referenzprojekte zu diesem Kompetenzbereich: