Die Messe-Toolbox

Das richtige Werkzeug zur Entlastung von Messeteams

Unternehmen, die jedes Jahr auf zahlreichen Messen vertreten sind oder ihre Stände rund um den Globus schicken, kennen das Problem: Bereits nach kurzer Zeit stimmen die einzelnen Auftritte weder inhaltlich noch optisch miteinander überein. Nicht minder unbefriedigend ist oft ein Blick auf den mangelnden Standardisierungsgrad interner Messeprozesse. Wir bieten Unternehmen deshalb ein Planungstool, mit dem die Durchführung von Messen und Veranstaltungen einfacher und wesentlich effizienter wird.

Die Messe-Toolbox ermöglicht die schnelle und sichere Planung sowie Durchführung von Messeeinsätzen und Produktpräsentationen. Sie beinhaltet das gesamte Spektrum des effizienten Projekt- und Veranstaltungsmanagements. Von der Vorplanung über die Durchführung bis hin zur Budgetoptimierung und Erfolgskontrolle, von der Checkliste über das Einladungsmanagement bis zum Übergabeprotokoll – jegliche Abstimmung wird durch sie vereinfacht und gibt den Verantwortlichen spürbar mehr Sicherheit.

Spürbare Arbeitserleichterung

Entsprechend der zur Verfügung stehenden Fläche sowie der Bedürfnisse der jeweiligen Märkte wählen die Anwender vor Ort aus einer großen Auswahl kundenspezifischer Standlösungen die geeignete aus. Auf der Grundlage des Katalogs können zudem einzelne Exponate bestimmt oder ganze Produktpräsentationen zusammengestellt werden. Besonders hilfreich ist das einheitliche Organisations- und Formularwesen, das durch seinen einfachen Aufbau die Bearbeitungszeit erheblich reduziert. Gleichzeitig entsteht durch die Messe-Toolbox eine hohe Kostentransparenz und dadurch bereits in der Planungsphase Budgetsicherheit.

Hohe Akzeptanz und immer aktuell

Ganz ohne Unterstützung von außen kann der Kunde leicht, schnell und flexibel die optimale Aufplanung sowie die Kostenermittlung durchführen. Ein Prozess, der bei externen Dienstleistern oft Tage oder Wochen dauert, lässt sich so innerhalb von Minuten realisieren. Weitere Vorteile der Toolbox liegen in der Minimierung der Fehlerquote und einem verbesserten Messe-Know aller an der Planung Beteiligten. Zudem führt die Anwendung bei den Nutzern vor Ort zu einer höheren Akzeptanz der Design-Richtlinien bzw. vorgedachter Produktpräsentationen. Neue Kollegen können sich schnell und ohne Informationsverluste in die Aufgaben einarbeiten. Produktinnovationen, veränderte Standelemente oder Designs werden im Zuge regelmäßiger Updates reibungslos in die Toolbox integriert.

»Bereits ab 10 bis 15 Messen pro Jahr lohnt es sich für ein Unternehmen, über den Einsatz der Messe-Toolbox nachzudenken«, sagt Projektleiter Volker Dorendorf, der gemeinsam mit seiner Kollegin Annett Latta maßgeblich an der Entwicklung des Tools beteiligt war. »Vielen Verantwortlichen wird erst bei der Arbeit mit der Messe-Toolbox bewusst, welches Entlastungspotenzial in der Organisation ihrer Messen schlummert«, ergänzt Annett Latta. »Für Firmen mit einer hohen Zahl von Messeeinsätzen rechnet sich die Investition bereits im ersten Jahr. Innerhalb von 2-3 Jahren erreichen die Kostenvorteile rasch den sechsstelligen Bereich.«

Workshop als Start in die Zusammenarbeit

Im Rahmen eines Briefing-Workshops erstellen wir mit interessierten Kunden zunächst das spezifische Anforderungsprofil zur Planung und Realisierung eines maßgeschneiderten Messeprozesses. Auf dieser Basis entwickelt unsere Agentur im Anschluss das individuelle Gesamtkonzept, den gestalterischen Rahmen sowie die Inhalte für die Messe-Toolbox. Zudem koordinieren wir alle am Projekt beteiligten Unternehmen und Verantwortlichen. Bereits vorhandene Messekonzepte, ein abgestimmtes Formularwesen oder vorhandene Kommunikationsmittel, wie zum Beispiel Standgrafiken oder das Broschürenportfolio, können problemlos in die Toolbox integriert werden. Das trifft auch auf die Einbeziehung eines bestehenden Dienstleisterpools und die Zusammenarbeit mit der Abteilung Materialwirtschaft zu.

Haben Sie Fragen zu diesem Fokusthema?

Darüber hinaus freuen wir uns sehr, tiefergehende Fragen zu diesem Thema auch persönlich mit Ihnen zu diskutieren.

Projektbeispiele zum Fokusthema: