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Fokusthema

Erfolgsfaktor Teamvorbereitung

Ein Team muss nur richtig motiviert werden, dann kommt der Messeerfolg wie von allein. Tatsächlich? Leider handelt es sich bei dieser Annahme um einen noch immer verbreiteten Mythos. Selbst das engagierteste Messeteam scheitert, wenn die Besucheransprache nicht auf die erfolgversprechenden Kunden ausgerichtet ist.

Wir bereiten Ihre Standmitglieder ganz individuell auf ihre jeweilige Rolle vor und sorgen dafür, dass jeder auf der Position aufgestellt wird, auf der er für Sie am wertvollsten ist.

Klassisches Messetraining greift häufig zu kurz und vermittelt dem Standpersonal oft nicht das richtige Rüstzeug, um im modernen Messealltag bestehen zu können. Meist geht es nicht über den Status eines Messebriefings hinaus: Der Messestand sowie die damit verbundenen Funktionszonen werden erklärt und organisatorische Dinge rund um Themen wie Verpflegung, Übernachtung oder Shuttle-Service besprochen. Auch die Produktpräsentation bekommt in der Regel genügend Raum. Konkrete Aufgaben, Ziele oder gewünschte Besucherprofile werden dagegen nur selten kommuniziert. Das erscheint verwunderlich. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die AUMA-Umfrage von 2016 eine klare Sprache spricht: 83 Prozent der ausstellenden Unternehmen gehen auf Messen, um gezielt neue Kunden zu gewinnen und Verträge abzuschließen. Die Bestandskundenpflege rangiert mit 82 Prozent an 2. Stelle.

Individuelle Ausrichtung

Bei unserer individuellen Teamvorbereitung stehen die im Vorfeld erarbeiteten Ziele im Mittelpunkt und bieten die Basis für die jeweils zu vermittelnden Inhalte. Gemeinsam mit unserem Kunden bestimmen wir zunächst, mit welchen Besuchertypen zu rechnen ist. Daraus identifizieren wir die für die Zielerreichung gewünschte Zielgruppe. Dank unseres mehrstufigen Messepersonalkonzepts legen wir zudem frühzeitig die Rollen für die Standmitarbeiter fest und sorgen dafür, dass jeder die damit verbundenen Aufgaben versteht und verinnerlicht. Wer ist für das Screening verantwortlich? Was wird von den First Contact Reps erwartet? Wann kommen die Spezialisten zum Einsatz? Bevor die ersten Messegäste die Halle betreten, weiß jeder auf dem Stand, was zu tun ist und wie die einzelnen Funktionsbereiche am besten zusammenarbeiten.

Rollenspiele unter Messebedingungen

Zentrales Element unserer Teamvorbereitungen sind praktische Trainingseinheiten, bei denen alle Teilnehmer involviert werden. In kleinen 3er-Gruppen können sich die Teammitglieder in ihren Rollen ausprobieren. Niemand steht dabei auf dem ›Präsentierteller‹. Da alle Übungen gleichzeitig stattfinden, herrscht meist ein Geräuschpegel, der dem auf einer Messe schon sehr nahekommt.

Die Inhalte für die Teamrollenspiele werden im Vorfeld exakt erarbeitet und auf Rollenkarten festgehalten. Inklusive Besucherprofilen, Besuchertypen und Visitor Journeys. Auch die konkreten Produkte und Leistungen sowie interkulturelle Aspekte sind Bestandteile der Übungen. Statt einzelne Aspekte des Messeauftritts zu erklären, werden sie in die Teamvorbereitung integriert. Nach der Teamvorbereitung haben die einzelnen Standmitarbeiter eine genaue Vorstellung, was von ihnen erwartet wird. Sie wissen, mit welchen Besuchern sie zu tun haben werden, kennen die Botschaften, die sie vermitteln sollen, können die Hilfsmittel wie zum Beispiel Ansprachetools oder Exponate einsetzen und in der gewünschten Informationstiefe erklären. Selbstverständlich wird auch die obligatorische Leaderstellung geprobt – egal ob auf Papier, digital oder hybrid.

Auch wenn wir die Teamvorbereitung als wichtigen Schritt des Teambuildings verstehen und zum Beispiel externe Screener ins Training integrieren, separieren wir die Teilnehmerkreise für spezielle Übungen.

Der Screener muss über keine Detailkenntnisse über die Produkte verfügen und der Spezialist braucht nicht zwingend zu wissen, wie er das Lead-Potential eines Besuchers ermittelt. Es sollte zudem ein Bewusstsein dafür entstehen, dass sich nicht jedes Standmitglied um jeden Besucher kümmern kann. Die Zeit der Spezialisten zum Beispiel muss für wirklich wichtige und richtige Kunden reserviert bleiben.

Nachhaltiger Effekt

Natürlich ist die gründliche Basisarbeit für die Teamvorbereitung mit Aufwand und Kosten verbunden, die höher liegen als bei einem herkömmlichen Messetraining. Doch das ist gut investiertes Geld. Denn erstens werden die Ziele auf diesem Weg mit großer Sicherheit erreicht und zweitens ist der Schulungseffekt nachhaltig und nutzt den Teilnehmern auch bei künftigen Veranstaltungen. Ein willkommenes Nebenprodukt der Teamvorbereitung sind die detaillierten individuellen Schulungsunterlagen, die den Mitarbeitern an die Hand gegeben werden.

Deutsche Messen werden internationaler

Wie stark sich die Besucherstruktur auf Messen wandelt, lässt sich besonders an den Leitmessen der Branchen feststellen, die stark von exportorientierten Unternehmen geprägt sind. Auf der Interpack zum Beispiel machte der Anteil internationaler Besucher 2017 bereits 75 Prozent aus. Im Jahr 2011 betrug er noch unter 60 Prozent.

Weder ein verändertes Standdesign noch – abgesehen von mehrsprachigen Darstellungen – eine andere Art der graphischen Kommunikation liefern auf die veränderte Besucherstruktur eine Antwort. Nur durch eine passende Auswahl des Standpersonals können die Aussteller darauf reagieren. Vertriebsmitarbeiter ohne Fremdsprachenkenntnisse und interkulturelle Kompetenzen werden auf den Messeständen in Zukunft immer seltener zu finden sein. Währenddessen wird die Verstärkung durch externe Screener (nicht Promotoren) in den nächsten Jahren sicher die Regel sein.

Interkulturelle Aspekte gewinnen an Bedeutung

Wie spreche ich internationale Messebesucher richtig an? Gebe ich die Hand? Wie gehe ich richtig mit Visitenkarten um? Wie viel Small Talk ist erwünscht? Auch diese und viele andere Fragen rund um den Kontakt zum Messepublikum aus aller Welt spielen in unseren Teamvorbereitungen eine wichtige Rolle. Unsere Trainerinnen sind darauf spezialisiert. »Ausländische Besucher haben häufig großen Respekt vor Deutschen. In ihren Augen wirken wir manchmal etwas kühl und unnahbar. Im Gegensatz zu vielen deutschen Messebesuchern wünschen sich internationale Kunden allerdings, angesprochen zu werden«, sagt Annette Sickert Karam. Sie ist Trainerin für Interkulturelle Kompetenz und neben Nancy Rienow, bewährte Partnerin von Fricke inszeniert. »Auch die kulturellen Besonderheiten bei der Ansprache, bauen wir in unser praktischen Übungen mit ein.«

Im Fazit ist zu sagen, dass sich eine Teamvorbereitung bei Fricke inszeniert. von einem Messetraining etwa so unterscheidet wie ein intensives Trainingslager von einer nachmittaglichen Trainingseinheit. Wenn eine Messe für Ihren Vertrieb zu den Saisonhöhepunkten gehört, sollten Sie unbedingt mit uns reden.

Haben Sie Fragen zu diesem Fokusthema?

Darüber hinaus freuen wir uns sehr, tiefergehende Fragen zu diesem Thema auch persönlich mit Ihnen zu diskutieren.
Bitte senden Sie mir eine kurze E-Mail oder rufen Sie mich an. Ich freue mich auf Sie!

Thomas Weber

 Telefon +49 5337 926 32-93 tweber [at] frickeinszeniert [dot] de

Projektbeispiele zum Fokusthema: